Электронная подпись в электронном документообороте: что нужно знать?
Постепенный переход к электронному взаимодействию затронул большинство сфер, особенно в государственном секторе. Для автоматизации и ускорения работы многие организации осуществляют переход к электронному документообороту – как внутри конкретной компании, так и при сотрудничестве с другими организациями. В системе электронного документооборота каждый документ отличается прежде всего однократной регистрацией, позволяющей легко его найти, и для таких документов требуется подтверждение их юридической силы – подпись и/или печать, которые заменяются электронной подписью. Электронная подпись (ЭП) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания, подтверждает целостность данных, придаёт юридическую значимость, а также обеспечивает конфиденциальность информации.
ООО «Арча-сервис» уже более десяти лет обеспечивает электронными подписями компании Свердловской и Челябинской областей. Нам доверяют такие клиенты, как Уральский Федеральный Университет, торговая сеть «Монетка», «Атомстройкомплекс», «УЗТМ» и многие другие.
Виды и особенности электронной подписи в электронном документообороте
При обмене электронной документацией со сторонними организациями ЭП служит гарантом юридической значимости: без нее документы по электронным каналам просто не смогут быть отправлены. Согласно Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» существуют следующие виды ЭП:
- простая
- усиленная:
Простая представлена в виде пароля, кода или логина. Простая подпись не допускается для подписи документов, содержащих гостайну, но идеально подходит для внутреннего документооборота в компании: никаких лишних затрат на бумагу и обслуживание печатной техники. Кадровые, архивные, бухгалтерские и другие документы могут быть подписаны простой ЭП. Элементарный пример: отдел продаж запустил на согласование договор. Руководитель, ознакомившись с содержанием, может подписать его нажатием одной кнопки и таким образом запустить работу по этому договору. Электронный документооборот особенно удобен тем, что позволяет быстро создать, зарегистрировать и обработать документы, а также исключает хождение по кабинетам за подписью. Можно сосредоточиться на содержании документа, вернувшись к нему в любой удобный момент.
Также простая ЭП может использоваться физическими лицами, в том числе для подачи заявлений на сайте «Госуслуги», популярность которого постоянно растет (см. ЭЦП для госуслуг).
Неквалифицированная ЭП отличается от простой тем, что она зашифрована криптографически и позволяет определить, вносились ли правки в документ после его подписания. Неквалифицированная ЭП используется физическими (при отправке документов через личный кабинет на сайте налоговой инспекции) и юридическими лицами внутри компании, а также при участии в электронных торгах.
И наконец квалифицированная ЭП: самая защищенная из всех, и именно ее использования требуют контролирующие органы. Она приравнивается к ручной подписи. Сдать отчетность в пенсионный фонд, фонд социального страхования, налоговую инспекцию можно только при наличии подобного вида ЭП. Квалифицированная ЭП оформляется только в аккредитованных центрах, услуги которого оказывает «Арча-сервис».
Неквалифицированная и квалифицированная подписи записываются только на защищённые носители, которыми являются eToken, JaCarta и Rutoken.
При участии в электронных торгах и взаимодействии с арбитражными судами ЭП также пригодится: в первом случае она служит гарантом реальности контрагента и его предложения, во втором – позволяет использовать документы в качестве доказательств.
Электронная подпись в документообороте: плюсы и минусы
ЭП имеет ряд неоспоримых преимуществ.
- Ориентир на экологичность. Не нужна не только бумага, но и пишущие инструменты. В современном мире ценностью становится осознанное потребление и любовь к природе, и инструменты электронного оборота и ЭП соответствуют этому в полной мере.
- Электронные документы, подписанные ЭП, равнозначны документам на бумаге.При этом подпись подделать не получится, и документ имеет более высокий уровень защищенности.
- Использование ЭП позволяет ускорить в разы процессы работы с документами в любой организации. Пакет связанных между собой электронных документов может быть подписан одной ЭП
- Сдать отчетность в контролирующие органы – это просто! Никаких очередей, исправлений «на коленке» и бюрократии, всё оперативно и понятно.
ЭП в документообороте имеет один минус – она может быть скомпрометирована. Как и любой пароль, ЭП не должна сообщаться третьим лицам, и ее носители должны храниться только у владельца. Однако, такой ситуации несложно избежать: ответственному лицу достаточно беречь все данные относительно ЭП и никому не передавать носители. Если все же есть основания полагать, что доступ к ЭП получен третьим лицом, об этом нужно оповестить удостоверяющий центр, который выдал эту ЭП, или отозвать ее путем подачи заявления туда же.
Как успешно внедрить ЭП в электронный документооборот
Для того, чтобы перейти к полноценному использованию ЭП, необходимо обратить внимание на несколько моментов.
- Система электронного документооборота в любой компании предполагает определенный регламент к его ведению, который при внедрении ЭП должен быть дополнен соответствующим разделом. Для этого привлекаются как технически грамотные специалисты, так и юристы, т.к. использование ЭП является серьезным нововведением, могущим отразиться на работе компании.
- Наличие программно-технического оборудования и специалиста, отвечающего за внедрение ЭП. Чтобы безопасно использовать средства ЭП, в компании должны быть установлены компьютеры с современным программным обеспечением. ПО необходимо вовремя обновлять и загружать централизованно, сама операционная система должна загружаться защищенным способом (с паролем). За соблюдением этих нехитрых, но очень важных требований должен следить квалифицированный сотрудник.
- Информирование пользователей. До сотрудников, которые будут использовать нововведение, необходимо довести все сведения относительно внедрения нового компонента в ежедневную работу. Для этого подойдут семинары, тренинги или любые другие формы обучения, удобные для конкретной ситуации. Сотрудники должны понять цели внедрения и свою роль в этом процессе, а также возлагаемый на них уровень ответственности.
Заказать надежную электронную подпись в Екатеринбурге и Челябинске
Вы решили оформить ЭП и не знаете, с чего начать? Обратитесь в «Арча-сервис» и получите Вашу электронную подпись в максимально короткий срок – не более одного дня! Никаких доплат за срочность. ЭП оформляется при наличии паспорта, больше ничего не нужно. На нашем сайте есть встроенный модуль для онлайн-оплаты: при наличии подтверждения оплаты ЭП изготавливается за 30 минут! Кроме того, Вы можете заказать выезд специалиста к Вам: он доставит и установит Вашу подпись в удобное время.
Заказывайте оформление электронной подписи в «Арча-сервис» – это современно и безопасно! Проконсультируем вас по телефону 8-800-201-22-67 - обращайтесь!